Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

In Zusammenarbeit mit dem VCP Stamm Jadeburg, Bahnweg 5, 26349 Jade.

2. Übersicht der Datenverarbeitung

Diese Webseite dient der Verwaltung von Materialausleihen für den VCP Stamm Jadeburg. Im Folgenden informieren wir über die Verarbeitung personenbezogener Daten.

3. Daten bei Ausleihanfragen

Wenn du eine Ausleihanfrage stellst, verarbeiten wir folgende Daten:

• Name: Zur Kontaktaufnahme und Zuordnung der Anfrage
• E-Mail-Adresse: Für Benachrichtigungen und Bestätigungen
• Telefonnummer (optional): Für Rückfragen zur Ausleihe
• Gruppe/Verband (optional): Zur Organisation
• Anfragezeitraum: Gewünschter Abhol- und Rückgabetermin
• Angefragte Artikel: Welches Material du ausleihen möchtest
• Verwendungszweck (optional): Für die Bearbeitung deiner Anfrage

Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

4. E-Mail-Benachrichtigungen

Wir senden dir E-Mails zu folgenden Anlässen:

• Bestätigung deiner Anfrage
• Genehmigung oder Ablehnung deiner Anfrage
• Erinnerungen an Abhol- und Rückgabetermine
• Übergabe- und Rückgabeprotokolle als PDF

Der E-Mail-Versand erfolgt über unseren internen Benachrichtigungsdienst. Deine E-Mail-Adresse wird ausschließlich für diese Zwecke verwendet.

5. Protokolle und Unterschriften

Bei der Übergabe und Rückgabe von Material erstellen wir digitale Protokolle, die folgende Daten enthalten:

• Name der übergebenden/empfangenden Person
• Datum der Übergabe/Rückgabe
• Liste der Artikel und deren Zustand
• Digitale Unterschriften (falls erfasst)

Diese Protokolle dienen der Dokumentation und dem Schutz beider Parteien.

6. Verwaltungsbereich (Team-Zugang)

Mitglieder des Materialkammer-Teams melden sich über einen zentralen Authentifizierungsdienst (Keycloak SSO) an. Dabei werden verarbeitet:

• Benutzer-ID und Name aus dem SSO-System
• Zugewiesene Rollen (Team-Mitglied, Administrator)
• Session-Daten für die Anmeldung

Alle Aktionen im Verwaltungsbereich werden protokolliert (Audit-Log), um Änderungen nachvollziehbar zu machen.

7. Technische Daten

8. Cookies

Diese Webseite verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies:

• Session-Cookie: Für die Anmeldung im Verwaltungsbereich
• CSRF-Token: Zum Schutz vor Cross-Site-Request-Forgery-Angriffen

Es werden keine Tracking-, Marketing- oder Analysecookies verwendet. Wir setzen keine Drittanbieter-Dienste wie Google Analytics ein.

9. Datenspeicherung

Deine Daten werden auf Servern in Deutschland gespeichert:

• Datenbank: MySQL-Datenbank für Anfragen und Protokolle
• Fotos: Object Storage für Artikelbilder
• Dokumente: Generierte PDFs (Protokolle)

10. Speicherdauer

• Ausleihanfragen: Bis zur vollständigen Abwicklung der Ausleihe, danach für Dokumentationszwecke
• Protokolle: Aufbewahrung zur Nachvollziehbarkeit
• Audit-Logs: Dauerhaft für Nachvollziehbarkeit
• Server-Logs: Maximal 30 Tage

11. Deine Rechte

Du hast folgende Rechte bezüglich deiner personenbezogenen Daten:

• Auskunft: Welche Daten wir über dich speichern
• Berichtigung: Korrektur unrichtiger Daten
• Löschung: Entfernung deiner Daten (soweit möglich)
• Einschränkung: Beschränkung der Verarbeitung
• Widerspruch: Gegen bestimmte Verarbeitungen
• Datenübertragbarkeit: Erhalt deiner Daten in einem gängigen Format

12. Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz wende dich bitte an den VCP Stamm Jadeburg unter der im Impressum angegebenen Adresse.

13. Beschwerderecht

Du hast das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn du der Meinung bist, dass die Verarbeitung deiner Daten gegen die DSGVO verstößt.